Handwerker App für kleine Teams — Projekte, Aufgaben und KI

Excel, WhatsApp, Zettel — irgendwann reicht es

In den meisten kleinen Handwerksbetrieben läuft die Organisation über drei Kanäle: WhatsApp für die schnelle Abstimmung, Excel für die Zeiterfassung und ein Notizbuch oder lose Zettel für alles andere. Das funktioniert, solange die Projekte überschaubar bleiben und niemand krank wird.

Sobald aber ein zweites Projekt dazukommt, ein Mitarbeiter ausfällt oder der Kunde nach dem aktuellen Stand fragt, bricht das System zusammen. Die eine Info steht in der WhatsApp-Gruppe, die andere in der Excel-Tabelle, und das Foto vom Schaden hat jemand per iMessage geschickt. Wer dann sucht, verliert Zeit. Und Zeit ist auf der Baustelle Geld.

Eine Handwerker App soll genau dieses Problem lösen. Aber nicht jede Software passt zu einem Team, das den ganzen Tag auf Baustellen unterwegs ist.

Was muss eine Handwerker App können?

Die Anforderungen sind eigentlich nicht kompliziert. Die meisten Teams brauchen fünf Dinge:

Aufgaben verteilen und nachverfolgen

Der Chef legt morgens fest, wer was macht. Auf dem Weg zur Baustelle sieht jeder auf dem Handy, was ansteht. Wenn eine Aufgabe erledigt ist, wird sie abgehakt. Klingt banal, aber genau das passiert in den meisten Betrieben per Zuruf oder WhatsApp-Nachricht, die dann untergeht.

Fotos und Dokumentation

Vorher-Nachher-Bilder, Mängel, Materiallieferungen. Fotos gehören zum Projekt, nicht in die Kamerarolle vom Privathandy. Eine gute Handwerkersoftware speichert Bilder direkt beim Projekt, damit sie auch Wochen später noch auffindbar sind.

Zeiterfassung

Wer war wann wo und wie lange? Für die Abrechnung, für die Nachkalkulation, für den Nachweis gegenüber dem Kunden. Eine App, die Zeiten direkt am Projekt erfasst, spart die doppelte Eingabe in Excel am Abend.

Teamkommunikation

Kurze Fragen, schnelle Antworten. Aber eben im Projektkontext und nicht zwischen Urlaubsfotos und Familiennachrichten. Ein Projekt-Chat ersetzt die WhatsApp-Gruppe dort, wo sie nicht hingehört.

Kunden auf dem Laufenden halten

Der Klassiker: Der Kunde ruft an und fragt, wie weit ihr seid. Statt jedes Mal zu telefonieren, kann ein Kunden-Feed den Fortschritt automatisch zeigen. Das spart beiden Seiten Zeit.

Warum viele Apps am Handwerk scheitern

Es gibt hunderte Projektmanagement-Tools. Die meisten sind für Büroarbeit gebaut. Das merkt man schnell:

Zu viele Funktionen. Gantt-Charts, Ressourcenplanung, Budgetierung in acht Unterkategorien. Ein Elektriker mit drei Mitarbeitern braucht das nicht. Er braucht eine Liste mit Aufgaben und eine Möglichkeit, Fotos zu machen.

Nicht für Handys gemacht. Viele Tools funktionieren am Desktop gut, aber auf dem Handy ist die Bedienung umständlich. Auf der Baustelle hat niemand einen Laptop dabei.

Zu teuer. Manche Anbieter verlangen 30 bis 50 Euro pro Nutzer und Monat. Für ein Fünf-Mann-Team sind das schnell 200 Euro, bevor überhaupt ein Projekt angelegt ist.

Lange Einarbeitung nötig. Wenn du erst eine Schulung brauchst, bevor dein Team die App benutzen kann, wird sie nicht benutzt. So einfach ist das. Die meisten Handwerker haben keine Lust, sich durch Tutorials zu klicken. Die App muss sich beim ersten Öffnen erklären.

Worx365: So sieht das in der Praxis aus

Wir haben Worx365 für kleine Betriebe mit 2 bis 20 Leuten gebaut. Projekte organisieren, ohne IT-Berater.

Aufgaben, die ankommen. Du legst eine Aufgabe an, weist sie jemandem zu, setzt eine Frist. Die Person bekommt eine Benachrichtigung und sieht die Aufgabe auf dem Handy. Fertig. Mehr braucht es oft nicht. Mehr über Aufgaben findest du unter Funktionen.

Projekt-Chat statt WhatsApp. Jedes Projekt hat einen eigenen Chat. Direktnachrichten funktionieren auch. Keine privaten Nummern nötig, alles bleibt im Projekt. Wenn jemand das Team verlässt, nimmt er die Nachrichten nicht mit.

Fotos und Dateien am Projekt. Bilder werden direkt im Projekt gespeichert. Kein Suchen in der Kamerarolle, kein “Schick mir das nochmal”.

Zeiterfassung eingebaut. Timer starten, Zeiten eintragen, fertig. Die Daten bleiben am Projekt und lassen sich für die Abrechnung exportieren.

Emma, die KI-Assistentin. Emma hilft bei Routineaufgaben. Du kannst ihr sagen: “Erstelle eine Aufgabe für Montag” oder “Was steht diese Woche an?” Sie kennt deine Projekte und antwortet direkt. Kein Handbuch nötig. Mehr dazu unter Emma.

Läuft auf dem Handy. iPhone, Android, Browser. Die Bedienung ist fürs Handy gemacht, weil du es meistens unterwegs benutzt.

Kostenlos starten

Du kannst Worx365 kostenlos ausprobieren. Projekt anlegen, Team einladen, loslegen. Keine Kreditkarte, kein Vertrag.

Die Preise findest du unter Pricing. Los geht’s unter Start.

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