Aufgaben-Update: Prioritäten, Kanban und Gantt

Fünf offene Aufgaben, keine davon klar priorisiert

Du hast zwanzig Aufgaben im Projekt. Drei davon müssen heute raus, fünf sind irgendwann nächste Woche dran, und der Rest? Keine Ahnung. Dein Team fragt: “Was soll ich als nächstes machen?” Du schaust auf die Liste, überlegst, und sagst aus dem Bauch heraus, was gerade am dringendsten ist.

So funktioniert es bei vielen kleinen Teams. Aufgaben werden erstellt, aber es fehlt die Struktur. Was ist wirklich dringend? Welche Aufgaben gehören zusammen? Wie weit ist das Projekt insgesamt?

Genau das haben wir geändert.

Was sich geändert hat

Unsere Aufgabenverwaltung hat ein umfangreiches Update bekommen. Drei Dinge sind neu: Prioritäten, Labels und drei verschiedene Ansichten für deine Aufgaben.

Sechs Prioritätsstufen statt Bauchgefühl

Jede Aufgabe bekommt jetzt eine klare Priorität. Nicht nur “wichtig” oder “unwichtig”, sondern sechs Stufen:

Keine — Aufgabe ohne besondere Dringlichkeit
Niedrig — kann warten, aber nicht vergessen
Mittel — normale Priorität, zeitnah erledigen
Hoch — sollte bald gemacht werden
Dringend — muss heute oder morgen erledigt sein
Jetzt! — sofort, alles andere wartet

Die Stufen sind farblich markiert: von Grau über Blau und Gelb bis hin zu Rot. Du siehst auf einen Blick, was brennt und was Zeit hat. Und dein Team auch.

Labels: Aufgaben nach Themen ordnen

Manchmal reichen Status und Priorität nicht aus. Du willst wissen: Welche Aufgaben betreffen die Elektrik? Welche gehören zu Bauphase 1? Welche sind Materialbestellungen?

Dafür gibt es jetzt Labels. Jedes Projekt hat eigene Labels mit frei wählbarer Farbe und Bezeichnung. Du erstellst sie direkt in den Projekteinstellungen und weist sie dann Aufgaben zu. Mehrere Labels pro Aufgabe sind möglich.

Labels erscheinen als farbige Chips auf den Aufgabenkarten. So erkennst du sofort, zu welchem Thema eine Aufgabe gehört, egal in welcher Ansicht du gerade bist.

Drei Ansichten, ein Datensatz

Verschiedene Situationen brauchen verschiedene Perspektiven. Deshalb gibt es jetzt drei Ansichten für deine Aufgaben. Alle zeigen dieselben Daten, nur anders aufbereitet.

Liste

Die klassische Ansicht, die du schon kennst. Alle Aufgaben untereinander, mit Status, Priorität, Labels und Fälligkeitsdatum. Schnell, übersichtlich und ideal für den täglichen Check.

Kanban-Board

Drei Spalten: Offen, In Arbeit und Erledigt. Per Klick verschiebst du Aufgaben von einer Spalte in die nächste. Jede Karte zeigt Titel, Priorität, zugewiesene Personen, Labels und das Fälligkeitsdatum.

Das Kanban-Board eignet sich besonders, wenn du den Workflow deines Teams visualisieren willst. Du siehst sofort, was gerade bearbeitet wird, was noch offen ist und was abgeschlossen wurde.

Gantt-Diagramm

Die Zeitachse zeigt dir, welche Aufgaben wann laufen. Jede Aufgabe wird als Balken dargestellt, von Startdatum bis Enddatum. Die Balken sind farblich nach Priorität markiert, und eine rote Linie zeigt den heutigen Tag.

Besonders praktisch: Der Schalter “Zeige Tasks ohne Datum”. Aufgaben, die noch kein Start- oder Enddatum haben, werden automatisch beim heutigen Tag eingeblendet. So vergisst du keine Aufgabe, nur weil sie noch keinen Termin hat.

Praxisbeispiel: GaLaBau-Team mit fünf Leuten

Marco leitet ein GaLaBau-Team und betreut zwei Projekte gleichzeitig. Bisher hatte er eine lange Liste mit Aufgaben, die nur nach Status sortiert war. Was dringend war, wusste nur er.

Jetzt nutzt er die Prioritäten und Labels:

Label “Pflanzung” für alles, was mit Bepflanzung zu tun hat
Label “Erdarbeiten” für Bagger- und Aushubarbeiten
Label “Material” für Bestellungen und Lieferungen
Priorität “Dringend” für Aufgaben, die vor dem Wochenende erledigt sein müssen

Im Kanban-Board sieht sein Team jeden Morgen, welche Aufgaben offen sind und was gerade bearbeitet wird. Im Gantt-Diagramm plant Marco die kommenden Wochen und erkennt Engpässe, bevor sie entstehen. Und wenn der Kunde anruft und fragt, wie der Zeitplan aussieht, zeigt er ihm die Zeitachse.

Praxisbeispiel: Planungsbüro mit drei Partnern

Thomas führt ein kleines Planungsbüro. Drei Partner, unterschiedliche Projekte, viele Fristen. Bisher hat jeder seine Aufgaben im Kopf behalten. Das funktioniert, bis es nicht mehr funktioniert.

Jetzt setzt er auf die Listenansicht, sortiert nach Fälligkeitsdatum. So sieht das ganze Team auf einen Blick, was diese Woche ansteht. Die Labels nutzt er für Projektphasen:

“Entwurf” — konzeptionelle Arbeiten
“Genehmigung” — Anträge und Behördengänge
“Ausführung” — Umsetzungsbegleitung

Wenn Thomas einen Überblick über alle Projekte braucht, wechselt er ins Gantt-Diagramm und sieht die Zeitachsen aller Aufgaben. Überschneidungen und Engpässe fallen sofort auf.

Praxisbeispiel: Handwerksbetrieb mit wechselnden Aufträgen

Laura leitet einen Handwerksbetrieb mit acht Mitarbeitern. Jeden Tag kommen neue Aufträge rein, andere werden abgeschlossen. Die Herausforderung: Nichts vergessen, Dringliches sofort erkennen, Übersicht behalten.

Sie nutzt das Kanban-Board als Hauptansicht. Neue Aufträge landen in “Offen”, laufende in “In Arbeit” und abgeschlossene in “Erledigt”. Prioritäten helfen ihr, die Reihenfolge festzulegen:

Ein Wasserrohrbruch? Priorität “Jetzt!” — das Team sieht sofort, was Vorrang hat.
Ein geplanter Umbau nächste Woche? Priorität “Mittel” — wichtig, aber nicht heute.
Angebotserstellung für einen Neukunden? Priorität “Hoch” — sollte zeitnah raus.

Abends schaut sie in die Listenansicht, sortiert nach Priorität. So stellt sie sicher, dass nichts Dringendes liegen geblieben ist.

Benachrichtigungen halten dich auf dem Laufenden

Wenn sich etwas an einer Aufgabe ändert, erfährst du es sofort. Worx365 benachrichtigt dich automatisch, wenn:

dir jemand eine Aufgabe zuweist
sich der Status einer deiner Aufgaben ändert
die Priorität einer Aufgabe geändert wird
das Fälligkeitsdatum einer Aufgabe verschoben wird

So musst du nicht ständig nachschauen. Die wichtigen Änderungen kommen zu dir.

Einfach die Ansicht wählen, die gerade passt

Du musst dich nicht für eine Ansicht entscheiden. Wechsle jederzeit zwischen Liste, Kanban und Gantt. Morgens im Kanban-Board den Tag planen, mittags in der Liste die Prioritäten prüfen und freitags im Gantt-Diagramm die nächste Woche überblicken.

Alle Ansichten zeigen dieselben Aufgaben. Änderungen in einer Ansicht sind sofort in allen anderen sichtbar.